Ny digital dødsmelding er klar til bruk

Etter mange års arbeid er en elektronisk løsning for melding av dødsfall og dødsårsak nå klar til bruk. Legene trenger ikke lenger finne fram papirskjema, penn og konvolutt – med få tastetrykk går dødsmeldingen direkte til Folkeregisteret og Dødsårsaksregisteret. Digital meldegang, enkel utfylling og rask kommunikasjon legger grunnlag for økt pasientsikkerhet og økt kvalitet i registrering av dødsfall og dødsårsak, samt bedre beredskap ved pandemi.

Norske leger plikter å sende melding om dødsfall til Folkeregisteret, som forvaltes av Skatteetaten. Dødsårsak skal medles til til Dødsårsaksregisteret, i regi av Folkehelseinstituttet (FHI). I 2019 foregår dette fremdeles i all hovedsak på papirskjema. Tunge manuelle prosesser og postgang mellom flere instanser gjør at det kan ta mer enn to uker før dødsfallet registreres i Folkeregisteret, mange måneder før dødsårsaken registreres i Dødsårsaksregisteret og nesten to år før dødsårsaken vises i offisiell statistikk.

Skjemaet Legeerklæring om dødsfall/melding om unaturlig dødsfall har vært uendret siden 1993 og er på flere områder nå utdatert. Flere ganger i årenes løp har det vært tenkt på endringer, men disse har blitt utsatt i påvente av innføringen av en elektronisk løsning. FHI har i samarbeid med Direktoratet for e-helse jobbet med å lage en elektronisk løsning som gjør det mulig for legene å melde både dødsfall og dødsårsak til korrekt instans i en og samme prosess. Dette har vært et tidkrevende arbeid med blant annet behov for lovendringer i Dødsårsaksregisterforskriften, men løsningen er nå klar til bruk.

Høsten 2018 startet en begrenset utprøving av elektronisk løsning i to kommuner og to sykehus. Pr. september 2019 har 14 kommuner begynt å melde elektronisk, og flere har meldt sin interesse. Tilbakemelding fra legene som har brukt løsningen er at den er enkel å ta i bruk, og den oppleves som brukervennlig og selvforklarende.

Figur 1. Forløpet til dødsmeldingen i papirformat.

Papirmeldingens lange reise

Etter at legen har fylt ut legeerklæring om dødsfall, er første stopp på den lange veien til Dødsårsaksregisteret de fleste steder den lokale Tingretten. Men i lensmannsdistrikter skal meldingen først til lensmannen (figur 1). Ofte agerer et begravelsesbyrå som budbringer av denne meldingen. Disse aktørene trenger ikke informasjon om dødsårsaken, men legeerklæringen brukes som bevis på dødsfallet før man starter prosessene i forbindelse med arv og skifte. Det er Tingretten som informerer både Folkeregisteret, NAV og Gravplassmyndigheter om dødsfallet. Tunge manuelle prosesser og utfylling av nye skjemaer gjorde at det tok mellom 5–16 dager innen Folkeregisteret ble oppdatert. Men fra og med 31. august 2018 begynte alle landets tingretter å melde dødsfall elektronisk til Folkeregisteret, noe som forkortet saksbehandlingen betraktelig.

Når Tingretten er ferdig med dødsmeldingen, skal den sendes videre til kommunelegen, men mange steder i landet går den først til Politiet. Bakgrunnen for dette er et tidligere krav om dødsmelding ved kremasjon. Dette kravet ble fjernet i 2015, slik at Politiet nå kun har rett til innsyn i dødsmeldingen dersom legen har meldt dødsfallet som unaturlig.

Kommunelegens oppgave er å kvalitetssikre legeerklæringen. Noen ganger blir legeerklæringen liggende hos kommunelegen noe tid før den sendes videre på grunn av et behov for innhenting av ekstra opplysninger fra legen som meldte dødsfallet. Dette kan føre til ytterligere forsinkelse på meldingens vei til Dødsårsaksregisteret.

Dødsmeldingens lange reise ender til slutt ved Dødsårsaksregisteret ved FHI i Oslo. Før dødsfallet og dødsårsaken kan registreres i Dødsårsaksregisteret, må meldingen skannes og avskrives slik at den kommer inn i it-systemet der den kan kodes. Noen ganger er det behov for mer informasjon om et dødsfall enn det som står på meldingen for å registrere riktig dødsårsak. Det sendes derfor årlig ut 700–800 brev med tilleggsspørsmål fra FHI, som ofte først når den aktuelle lege mange måneder etter legeerklæringen om dødsfall ble sendt inn.

Figur 2. Elektronisk forløp til dødsmeldingen.

Elektronisk løsning: Rask oppdatering, bedre personvern

Ved elektronisk melding av dødsfall blir Folkeregisteret og Dødsårsaksregisteret umiddelbart oppdatert (Figur 2). Tingretten, NAV og andre aktører kan hente informasjon om dødsfallet direkte fra Folkeregisteret og manuelle prosesser med dobbeltregistrering av data forsvinner. Sensitive personopplysninger og opplysninger om dødsårsak blir ikke lenger distribuert rundt på papir til et uoversiktlig antall personer, noe som fører til en etterlengtet forbedring i den avdødes personvern.

Økt kvalitet og nye muligheter

Foreløpig er det et begrenset antall dødsfall som er registrert elektronisk, men allerede ser FHI en tendens til at dødsårsakene som blir rapportert er mer spesifikke, noe som øker kvaliteten på dataene. Mulige forklaringer på dette er at man i den elektroniske løsningen kan velge diagnose og diagnosekode fra en nedtrekksmeny som kommer opp mens man skriver. Det er også mulig å søke direkte på en ICD-10-kode. Det at flere manuelle prosesser utgår frigir dessuten ressurser hos FHI, noe som kan åpne opp for nye muligheter for kvalitetssikring av dødsårsakene.

Elektronisk melding av dødsårsak åpner også opp for nye muligheter i forbindelse med eventuelle pandemier eller medisinske nødsituasjoner. I systemet er det bygget inn muligheter for å gjøre raske endringer i dødsmeldingen, som for eksempel å legge til et ekstra felt. Dette kan bidra til viktig dagsaktuell informasjon og bedre mulighet for overvåkning.

I dag publiseres den årlige offisielle dødsårsaksstatistikken i november-desember året etter. Det vil si at 2018-årgangen er ferdig kodet og kvalitetssikret i november-desember 2019, 11–22 måneder etter dødsfallene skjedde! Ved elektronisk innmelding av dødsårsak og den betydelig raskere oppdateringen av Dødsårsaksregisteret, vil også den offisielle statistikken raskere nå ut til befolkningen, beslutningstakere og forskere. Dette vil også være en svært etterlengtet forbedring.

Hvordan ta i bruk elektronisk melding av dødsfall?

Løsningen driftes på Norsk helsenett, og det kreves kun en enkel lokal konfigurasjon fra IT- support for å få tilgang. Løsningen er gratis, men før den kan tas i bruk må virksomheten (eller kommunen) ha signert en utprøvingsavtale med tilhørende databehandleravtale. Løsningen er ikke tilgjengelig over ordinært internett.

Det er kun autoriserte leger som kan melde dødsfall elektronisk. Innlogging krever sikkerhetsnivå 3 eller høyere. Det er mulig å bruke bank-id for å logge seg på løsningen. Det vil være litt ulike rutiner for pålogging avhengig av virksomhet.

Innføringen av digital dødsmelding ledes av Direktoratet for e-helse i samarbeid med Folkehelseinstituttet, Skatteetaten, Nasjonal IKT og KS.

Dersom du og din virksomhet ønsker å ta i bruk elektronisk melding eller ønsker å høre mer om løsningen, ber vi deg ta kontakt med prosjektet på e-postadresse mfhelse@ehelse.no.

Mer informasjon om løsningen finnes tilgjengelig på sidene til FHI (fhi.no) og Norsk helsenett (nhn.no)

Dødsårsaksstatistikk

  • Siden 1853 har det vært utarbeidet systematisk statistikk over dødsårsaker basert på innrapporteringer fra de offentlige legene, men først i 1920-årene omfattet legenes rapporter 90 prosent av dødsfallene.

  • Statistisk sentralbyrå fikk ansvar for dødsårsaksstatistikken i 1925, og fra 1928 er statistikken utarbeidet på grunnlag av dødsmeldinger.

  • Folkehelseinstituttet har vært databehandlingsansvarlig for Dødsårsaksregisteret siden 2001. Fra 2014 overtok FHI også driften av registeret.

  • Dødsårsaksregisteret har digitaliserte opplysninger om dødsårsak tilbake fra 1951.