Helsesekretæren – et nødvendig onde?

Helsesekretærene er en litt «usynlig» og ukjent arbeidsgruppe – dette til tross for at det er dem man først møter i kontakt med fastlegekontor eller andre helseinstitusjoner. Hvorfor er det slik?

Illustrasjonsfoto: Colourbox

Få kjenner til yrkesgruppen, utdannelsen og hva man «kan» som helsesekretær. De blir sjelden omtalt i lønnsoppgjør, og det er ikke helsesekretærene som «roper høyest» når spørsmålet kommer til arbeidsvilkår etc.

I 2001 ble helsesekretær en beskyttet tittel, og man måtte søke om autorisasjon. Det innebar at arbeidsgivere kunne være trygge på helsesekretærenes kunnskap og utdanning. For helsesekretæren selv innebar det strengere krav til nødvendige kvalifikasjoner, og et selvstendig og personlig ansvar for å utføre arbeidsoppgaver på forsvarlig vis. Man måtte i større grad ta ansvar for egen faglig utvikling.

I en hektisk hverdag kan dette by på problemer. Spesielt vanskelig kan det bli, dersom arbeidsgiver ikke legger til rette for fagutvikling, og heller ikke ser på det som en nødvendighet.

Hva er realitetene?

I 2016 skrev jeg en prosjektoppgave i helseledelse ved BI, der jeg valgte å se på helsesekretærens vilkår ved fastlegekontor. Jeg sendte ut spørreskjema til legekontor i Oslo og fikk svar fra 18 respondenter. Utgangspunktet for oppgaven var å skrive om turnover-problematikk ved fastlegekontor, men det viste seg raskt at turnover-prosenten ikke var så stor som jeg hadde forventet, snarere tvert imot. Dette åpnet for en litt annen vinkling av oppgaven. Jeg så at de fleste helsesekretærene hadde vært i samme stilling i mange år, samtidig som de samme ikke var fornøyd med arbeidsvilkår og arbeidsmiljø. Jeg ble nysgjerrig på hvilke vilkår helsesekretærene egentlig arbeider under, og om de egentlig «får som fortjent». Oppgavens navn og utgangspunkt ble følgelig endret til: Helsesekretæren – et nødvendig onde?

Det virker som om mange leger synes det er «masete» med personalarbeid. Man ønsker eller evner ikke å bruke tid på det, samtidig som man ikke klarer seg uten gode medarbeidere. Dette er min oppfatning, ut fra egne erfaringer både i jobbsammenheng og gjennom samtaler med andre helsesekretærer.

I artikkelen «Er leger udugelige arbeidsgivere?» som sto på trykk i Tidsskriftet i 2001, uttalte en representant for Kommunalansattes Fellesorganisasjon (forløperen til arbeidstakerorganisasjonen Delta):

«Leger er nok mer opptatt av det faglige, enn arbeidsforhold for de ansatte. Dette kan være forståelig, men når man skal drive egen praksis, følger det med en pakke som heter arbeidsgiveransvar».

Det samme kunne vært sagt i dag. Satt på spissen, kan det virke som om legene ønsker at helsesekretæren skal være til stede og jobbe – uten å skape noe ekstra arbeid for legen i forbindelse med konflikter rundt lønn, kollegiale forhold, arbeidstid og arbeidsoppgaver.

Hadde vilkårene for helsesekretærer vært annerledes dersom flere av dem hadde vært menn?

Illustrasjonsfoto: Colourbox / Modifisert

Står ikke på kravene

Hvilke svar ga min oppgave? 14 av 17 respondenter hadde vært på nåværende arbeidsplass i to år eller mer. 13 av 18 hadde medarbeidersamtaler sjeldnere enn én gang pr. år.

90 prosent ønsket mer kursing, både internt og eksternt. 35 prosent hadde tilbud om internt kurs én gang pr. år, mens de resterende hadde tilbud to ganger pr. år eller oftere. 18 prosent fikk aldri tilbud.

15 av 16 respondenter svarte at pasientkontakt og det å jobbe med mennesker motiverer dem i jobben. Kun tre av 16 oppga lønn som en del av motivasjonen.

Ikke overraskende mente alle 18 at det sosiale miljøet er viktig for trivsel. På oppfølgingsspørsmålet «Hvor fornøyd er du med det sosiale miljøet på nåværende arbeidsplass?» så jeg at ikke alle var fornøyde, og svarene varierte fra én, dårlig, og opp til fem, veldig bra.

Jeg ble nysgjerrig på hva som motiverer helsesekretærene til å stå i jobben år etter år, til tross for ofte middels arbeidsvilkår og en stressende hverdag, uten spesielt høy lønn. Det virker som om det er liten mulighet for videre utvikling i jobben, og noen steder er ledelse og personalpolitikk ikke-eksisterende. Leder for Norsk Helsesekretærforbund (NHSF), Gro Bengtsson, sier til Aftenposten.no i artikkelen «Helsesekretærene er beskjedne og står ikke på kravene» (2010), at hun forstår det kan virke rart at helsesekretærer tilsynelatende er fornøyd med sin jobb, når man er kjent med både dårlig lønn og mangelfullt avtaleverk.

I oppgaven viser jeg også til en rapport av Kristin Reichborn-Kjennerud fra 2010. I rapporten Faste grep om helsa i hektiske kontor var det 210 helsesekretærer som svarte på spørsmål rundt sin stilling og arbeidssituasjon.

«Jeg ble overrasket over at helsesekretærene viser seg å være såpass fornøyde. Det er mange grunner til at en kunne tenke seg at de ville være misfornøyde», sier Reichborn-Kjennerud til Aftenposten i 2010. I tillegg til hennes rapport fant jeg flere andre artikler rundt dette temaet. Min konklusjon er at situasjonen ikke har endret seg nevneverdig de siste 15 årene.

På tide å tenke nytt?

I min oppgave kommer jeg med et forslag til endring, som ikke krever store økonomiske ressurser, men snarere tillit og et snev av endringsvillighet hos leger ved legekontor: De må klare (og ønske) å overføre ansvar til andre og stole på at andre kan stå for den daglige driften av kontoret.

Når det gjelder personalansvar, tror jeg det ville forenklet både legers og helsesekretærers hverdag om man hadde en kontorleder som tok seg av den daglige driften på legekontoret. Det kan være en helsesekretær som kjenner kontoret godt, og man «investerer» i denne helsesekretæren ved å gi utdannelse innen ledelse. Vedkommende helsesekretær måtte få mandat og fullmakt til å ta seg av all personaladministrasjon ved kontoret, tas ut av ordinær «turnus» i en viss prosent, slik at det var tid til oppfølging, medarbeidersamtaler etc.

Det kommer frem et klart ønske om kompetanseheving blant mine respondenter. Dette går på interne og eksterne kurs og tilbud om dette. På medarbeidersamtaler, som foretas av kontorleder, kan man kartlegge kompetanse og se hvilket behov/ønske den enkelte har for kurs etc. Det er et klart ønske om kompetanseheving, så dette bør kunne bedre situasjonen og heve motivasjonen. Enkelte kurs er kostbare, og det er forståelig at det ikke er ressurser til å sende «alle» på dyre kurs. Det er imidlertid andre måter å løse dette på, for eksempel ved at legene selv holder interne kurs. Interne kurs bidrar positivt til det sosiale miljøet, og med det får legene vist sine medarbeidere at de ønsker å bruke sin tid og sitt engasjement på dem. Kanskje kan nærliggende legekontor samarbeide slik at man har kurs på rundgang hos hverandre?

18 respondenter er ikke et stort utvalg, men stort nok til at jeg mener oppgaven understøttes når man sammenlikner mine svar med svarene i Reichborn-Kjennerud sin rapport.

Ledelse som fag

Jeg har jobbet på to legekontor i løpet av 20 år og møtt mange andre helsesekretærer ved flere anledninger. Mange deler mine tanker og bekymringer om ulike forhold på arbeidsplassen. Pasientene klager over dårlig tilgjengelighet til kontoret, lang ventetid og leger som ikke har tid.

Legene klager over lave takster og høy husleie, over dårlig tid, over krevende pasienter og tidkrevende personalarbeid.

Kolleger klager over dårlig lønn, lite mulighet for kurs og videreutvikling, og at man ikke føler man blir satt pris på.

Som legekontorets ansikt utad, skal man møte alle med et smil, og ikke «ta igjen» om man får ufortjent kjeft. Vi bruker våre kolleger som «ventiler» når det trengs. Det er godt å få ut frustrasjon når man føler seg urettferdig behandlet. Kollegene er faktisk en viktig motivasjonsfaktor i jobben. Jeg konkluderer, ut fra min undersøkelse, at helsesekretærer drives av en sterk indre motivasjon. Å jobbe med mennesker og ha gode kolleger er det som gir dem grunn til å gå på jobb.

I fare for å høres ut som en «gråtekone», skal det sies at mine år på legekontor har vært svært givende. Jeg har møtt mange spennende mennesker, både pasienter og kolleger, og ikke en dag har vært lik en annen. De fleste pasienter er takknemlige og hyggelige, og de setter pris på den hjelpen vi yter. Dette gir meg en følelse av å bidra og å gjøre en god jobb. En takknemlig pasient veier opp for ufortjent kjeft. Jeg er også glad i de legene jeg har jobbet for, og de har vært utrolig dyktige i sitt arbeid. Allikevel ser jeg, etter to år med faget helseledelse, hva en leder bør kunne med tanke på personaladministrasjon. Det skorter nok en del på kunnskap rundt dette.

Er så helsesekretæren et nødvendig onde? Det kan iblant nesten virke slik, men jeg velger å tro at dette ikke er en bevisst holdning fra legene som arbeidsgiver. Dersom legene blir kjent med ledelse som fag, og ser at faglig påfyll og oppfølging hos helsesekretærene kan gjøre dem mer fornøyd i sin jobb, kan resultatet bli bedre bruk av ressurser, frigitt tid for legene og forbedret tilbud til pasientene. Dersom legene overfører ansvar for personal til en helsesekretær med kunnskap om dette, vil de slippe unna «ondet» og kunne konsentrere seg om det de er best til – å behandle pasienter!